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关于印发《龙岩学院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知

2009年05月31日 00:00  点击:[]

岩学院综〔200913

关于印发《龙岩学院文件材料归档范围

和文书档案保管期限规定》的通知

各单位:

根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(第8号令)以及国家教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》(第27号令)精神,经征求龙岩市档案局意见,现将我校编制的《龙岩学院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》印发给你们,请遵照执行。

二○○九年五月二十七日

主题词:文秘工作档案归档范围保管期限印发通知

抄送:市档案局,存档。

龙岩学院党政办公室2009527日印发

龙岩学院文件材料归档范围和

文书档案保管期限规定

第一条为便于本校正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案即能反映本校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管利用。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》(第27号令)和国家档案局8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,特制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本校工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 本校文件材料归档范围是:
  (一)党群类:主要包括本校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
  (二)行政类:主要包括本校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料等。
  (三)学生类:主要包括本校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等文件材料。
  (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》[87)教办字016]的相关规定执行。
  (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。
  (六)基本建设类:按档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T282002)执行。
  (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在移交、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
  (八)产品生产类:主要包括本校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
  (九)出版物类:主要包括本校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等文件材料。
  (十)外事类:主要包括本校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;本校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;本校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;本校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

第四条本校文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本校办理的文件材料,任免、奖惩非本校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。

(二)本校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,本校各处室互相抄送的文件材料;本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;有关工作参考的文件材料。

(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

第五条本校实行文件材料形成部门立卷归档制度,归档的文件材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。凡属本校归档范围的文件材料,必须按有关规定向校档案室移交,实行集中统一管理。任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括:

(一)本校制定的重要制度性、规范性文件材料;

(二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(三)本校职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

(五)本校机构演变、人事任免等文件材料;

(六)本校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(七)上级机关制发的属本校主管业务的重要文件材料。

第八条定期保管的文书档案主要包括:

(一)本校职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本校一般性事务管理文件材料;

(五)本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)本校各院系、处室的年度或年度以上计划、总结、重要专题报告等文件材料。

第九条文件材料的电子版本与纸质版本保管期限相一致。应归档电子文件的元数据、背景信息等应进行相应归档。

本校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十条本规定自通知之日起施行。

附件:《龙岩学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

附件:

龙岩学院文件材料归档范围

和文书档案保管期限表

一、党政办公室

1党务工作文件材料

1.1上级党组织有关党建的文件

1.1.1 针对本校党建工作的通知、批复等永久

1.1.2 其它一般性的文件材料10

1.2校党委工作计划、总结、报告、报表等文件材料

1.2.1 年度和年度以上的工作计划、总结、报表和重要工作汇报、调查报告、经验总结等永久

1.2.2 年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

1.3校党委制定的决定、办法、意见、通报、通知等

1.3.1 重要的永久

1.3.2 一般的30

1.4校党委工作的请示与批复、批示

1.4.1 有关校党委工作重要问题的本校党委请示与上级单位、领导的批复、批示,本校内各部门的请示与校党委的批复等文件材料永久

1.4.2 有关校党委工作一般问题的本校党委请示与上级单位、领导的批复、批示,本校内各部门的请示与校党委的批复等文件材料30

1.5校党委召开的工作会议、专题会议文件材料

1.5.1 通知、日程、领导讲话、决议、总结、纪要等永久

1.5.2 会议交流材料、简报等30

1.5.3 校党委领导在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

1.6校党委工作大事记永久

1.7校党群系统启用印章的文件和印模、介绍信的使用永久

1.8保密、机要、信息、秘书等工作的制度、指令性通知、总结、汇报等文件材

30

2行政工作文件材料

2.1上级有关高校行政管理的文件材料

2.1.1 针对本校行政管理的通知、批复及高校行政管理规定、办法等永久

2.1.2 其它一般性的文件材料10

2.2工作规划、计划、总结、报告、报表等文件材料

2.2.1 本校教育事业规划、计划、纲要等材料永久

2.2.2 本校年度及年度以上和学期工作计划、总结、报表及重要工作汇报、调查报告、经验总结等永久

2.2.3 本校学期以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

2.2.4 办公室年度和年度以上的计划、总结、统计等材料10

2.3本校制定的办法、制度、意见、通报、通知等

2.3.1 重要的永久

2.3.2 一般的30

2.4本校工作的请示与批复、批示

2.4.1 有关学院工作重要问题的本校请示与上级单位、领导的批复、批示,本校内各部门的请示与学院的批复等文件材料永久

2.4.2 有关学院工作一般问题的本校请示与上级单位、领导的批复、批示,本校内各部门的请示与学院的批复等文件材料30

2.5校办负责组织召开的会议文件材料

2.5.1 全校行政性会议、专题会议文件材料

2.5.1 .1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定、会议记录、纪要及讨论通过的文件永久

2.5.1 .2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30

2.5.2 校长办公会议、校务会议的通知、参会人员名单、会议议题、领导讲话、决定、会议记录、纪要等永久

2.5.3 一般性的座谈会文件材料10

2.5.4 本校领导在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久

2.6编辑、编写的文件材料

2.6.1 本校校史、历史沿革、大事记等永久

2.6.2 学院信息动态等信息、简报,学院管理制度汇编10

2.6.3 重要的电话记录、收发文登记本10

2.7本校启用印章的文件及印模,校徽的审批、办理和发放文件材料永久

2.8本校临时机构文件材料

2.8.1 临时机构成立及调整领导小组组成的文件材料30

2.8.2 临时机构所形成的文件材料10

2.9学校评估工作文件材料

2.9.1 评估报告、结论等重要文件材料永久

2.9.2 其它一般性文件材料30

2.10校庆工作文件材料

2.10.1 重要的30

2.10.2 一般的10

2.11来信来访材料及本校处理结果

2.11.1 有市级(含)以上领导重要批示和处理结果的永久

2.11.2 其他有处理结果的30

2.12本校预案文件材料

2.12.1 应对突发事件的预案、总结、纪要等永久

2.12.2 应对突发事件的情况日报、往来文件、记录等文件材料30

2.13与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料

2.13.1 20年(含)以上有效期限的永 久

2.13.2 520年有效期限的30

2.13.3 5年以下有效期限的10

2.14接待工作文件材料

2.14.1 接待上级部门、上级领导检查、视察学院工作形成的文件材料

2.14.1 .1领导讲话永久

2.14.1 .2座谈记录、接待方案、检查意见、本校工作汇报等材料30

2.14.2 一般性来访的接待方案等材料10

2.15 车辆管理、调度和维修保养文件材料10

2.16档案工作文件材料30

2.17毕业生补办学历证明书存根永久

2.18学校董事会工作形成的材料永久

二、纪委、监审处

1 上级机关有关纪检、监审工作的文件

1.1针对本校纪检、监审工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性文件材料10

2纪检监察、党风廉政建设、效能建设等工作规定、制度、意见及年度计划、总结、报表、重要工作报告、请示与批复等永久

3纪检监察、党风廉政建设、效能建设等一般性文件材料30

4 党员、监察对象违纪案件和其他案件受理、调查、核定、审理和提出处理意见的文件材料

4.1受到警告(不含)以上处分的永久

4.2受到警告处分的30

4.3调查结论查无证据的30

5 纪检、监察业务类信访件、领导批示件的调查与处理文件材料

5.1有市级(含)以上领导重要批示和处理结果的永久

5.2 其他有处理结果的30

6表彰清正廉洁党员干部的文件材料永久

7审计工作文件材料

7.1本校领导经济责任制(含离任)审计的材料永久

7.2财务审计及校内部审计材料

7.2.1 审计工作底稿永久

7.2.2 审计结论、决定、批复等永久

7.3 本校审计工作制度、通知及年度计划、总结等材料30

7.4 审计工作统计年报及重要报表永久

三、组织部

1上级机关有关组织工作的文件

1.1针对本校组织工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2组织工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校组织工作年度和年度以上的工作计划、总结、报表和重要工作汇报等

永久

2.2本校组织工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,组

织部年度工作计划、总结等10

3本校制定的组织工作决定、办法、意见、通报、通知及请示与批复等

3.1重要的永久

3.2一般的30

4组织部负责组织召开的会议文件材料

4.1本校党代会文件材料。。。。。。。

4.1.1 请示、通知、名单、报告、决议、决定、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、简报、讨论通过的文件、会议记录、纪要等文件材料永久

4.1.2 党员代表建议、意见及答复、办理结果永久

4.1.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料30

4.1.4 讨论未通过的文件,工作人员名单,工作证、代表证、列席证及选票式样

10

4.2 本校党委会、党委扩大会、党政联席会、党委中心组会议文件材料

4.2.1 会议记录、纪要永久

4.2.2 会议决议、 讨论通过的文件永久

4.2.3 讨论未通过的文件10

4.3 民主生活会材料

4.3.1 校领导民主生活会的通知、会议记录、个人发言等材料永久

4.3.2 处级领导干部双重民主生活会议记录和个人发言材料30

5 校党委组织的专题活动文件材料30

6校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久

7本校组织机构设置、变动的报告、通知、决定、批复永久

8干部管理文件材料

8.1干部培养、选拔、考核、任免、调动、离休干部管理的报告、通知、决定、

批复等永久

8.2本校领导及处级干部任免的请示与批复、通知、审批材料永久

8.3所管辖干部花名册永久

8.4干部审查及因公出国()人员的政审材料永久

8.5对优秀专家、拔尖人才等的选拔、使用和管理材料30

9党组织、党员管理文件材料

9.1校党委、党总支(支部)换届、改选等报告、审批材料、批复永久

9.2校党委(或党总支)审批发展党员材料,党员名册永久

9.3党员组织关系介绍信及存根,党员材料的收发、保存与归档材料永久

9.4党员因私出国(境)保留、停止、恢复党籍的材料30

9.5党员和党组织统计报表及党群系统重要统计材料永久

10党费收缴、使用和管理,党日活动安排,党员学习材料的征订、发放和管理,党员、干部的教育培训等文件材料10

11群众来信来访及处理材料

11.1市级(含)以上领导重要批示和处理结果的永 久

11.2其他有处理结果的30

四、宣传部

1上级机关有关宣传工作的文件

1.1针对本校宣传工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2宣传工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校宣传工作年度和年度以上的工作计划、总结、报表和重要工作汇报等

永久

2.2本校宣传工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等,

宣传部年度工作计划、总结等10

3本校制定的宣传工作决定、办法、意见、通报、通知及请示与批复等

3.1重要的永久

3.2一般的30

4 学校党委理论学习中心组学习计划、学习材料、总结、会议记录30

5宣传工作文件材料

5.1宣传部负责组织的重大活动通知及有关材料30

5.2宣传部组织开展各种宣传教育活动文件材料

5.2.1 重要宣传活动30

5.2.2 一般性宣传活动10

5.3管理校报、校内广播、宣传橱窗、阅报栏等宣传舆论阵地的文件材料 30

5.4反映本校重大活动和重要报道的剪报及图表30

6思想政治教育工作文件材料

6.1教职工政治思想工作动态及调查材料30

6.2宣传部开展理论学习的决定、通知、总结30

6.3有关思想政治教育研究和思想政治理论课建设的材料30

7公费报刊订阅和管理文件材料10

8文明校园建设文件材料

8.1上级对本校文明校园建设的通知、批复、决定等永久

8.2 文明校园工作年度和年度以上的计划、要点、总结10

8.3文明校园建设调研活动形成的材料30

8.4文明校园建设的请示、通知、报告、决定、纪要30

8.5文明校园建设的简报、情况反映、信息、图册10

五、统战部

1上级机关有关统战工作的文件

1.1针对本校统战工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2统战工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校统战工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报、调研报

告等永久

2.2本校统战工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,统

战部年度工作计划、总结等10

3本校制定的统战工作决定、办法、意见、通报、通知及请示与批复等

1.3.1 重要的永久

1.3.2 一般的30

4统战工作会议记录等30

5本校各级人大代表、政协委员、党外代表人士的名册及审批材料永久

6党外后备干部考核推荐材料永久

7上级关于统战人员任职的通知永久

8表彰统战工先进集体、个人的文件材料永久

9各民主党派、侨联成员和负责人、少数民族人员以及新参加成员名册30

10 各民主党派、侨联成员和负责人、少数民族人员活动等的信息报道10

11台、港、澳和侨务工作材料10

六、工会

1上级机关有关工会工作的文件

1.1针对本校工会工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2本校工会工作计划、总结、报告、报表等

2.1年度和年度以上的工作计划、总结、报表和重要工作汇报等永久

2.2年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

3本校工会制定的决定、办法、意见、通报、通知及请示与批复等

3.1重要的永久

3.2一般的30

4工代会、教代会文件材料

4.1请示、通知、名单、报告、决议、决定、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、简报、讨论通过的文件、会议记录、纪要等文件材料永久

4.2教师代表建议、意见及答复、办理结果永久

4.3筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料30

4.4讨论未通过的文件,工作人员名单,工作证、代表证、列席证及选票式样

10

5表彰工会工作先进集体、个人的文件材料永久

6工会会员发展材料,会员名册,基层工会干部名册永久

7开展捐赠、慰问活动的文件材料10

8 工会经费的使用和管理材料10

8妇女工作、教职工家属工作材料30

9医疗、预防、保健、健康教育和教职工医保等文件材料10

10计划生育工作文件材料10

七、团委

1上级机关有关团工作的文件

1.1针对本校团委工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2本校团委工作计划、总结、报告、报表等

2.1年度和年度以上的工作计划、总结、报表和重要工作汇报等永久

2.2年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

3本校团委制定的决定、办法、意见、通报、通知及请示与批复等

3.1重要的永久

3.2一般的30

4团代会、学代会文件材料

4.1请示、通知、名单、报告、决议、决定、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、简报、讨论通过的文件、会议记录、纪要等文件材料永久

4.2团员代表、学生会表建议、意见及答复、办理结果永久

4.3筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料30

4.4讨论未通过的文件,工作人员名单,工作证、代表证、列席证及选票式样

10

5本校团委会议记录、纪要永久

6本校各分团委召开团代会的报告、批复永久

7本校团干部人事任免文件永久

8批准入团、离团材料及名单,团员名册、团组织关系的介绍信及存根永久

9表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件材料永久

10团员处分的文件及材料

10.1受到警告(不含)以上处分的永久

10.2受到警告处分的30

11本校团委组织开展各种活动的文件材料

11.1重要的、重大的永久

11.2一般的30

12本校学生组织的各种学会、社团的材料30

13社团活动、勤工俭学、社会实践的材料30

八、人事处

1上级机关有关人事工作的文件

1.1针对本校人事工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2人事工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校人事工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 永久

2.2本校人事工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,人

事处年度工作计划、总结等10

3本校制定的人事工作决定、办法、意见、制度、通报、通知及请示与批复等

3.1重要的永久

3.2一般的30

4人事管理文件材料

4.1人事会议记录永久

4.2本校教职工录用、聘用、转正定级、辞职、工作调动材料,行政、工资关系介绍信存根、商调函等永久

4.3教职工工资调整、社保、医保、住房公积金名册、审批表等永久

4.4全校岗位津贴的审核报告单、对外开的证明材料30

4.5学年聘任考核文件材料永久

4.6教职工奖励、教职工先进集体和个人表彰的通知、决定文件材料永久

4.7 教职工处分材料

4. 7.1 受到警告(不含)以上处分的永久

4. 7.2 受到警告处分的30

4.8校内机构设置、变化的文件材料 永久

4.9干部任免文件材料及名册永久

4.10教职工名册(分单位总册、分类名册)、登记表、统计报表永久

4.11教职工年度考核、任职考核文件材料永久

5师资管理文件材料

5.1教师进修、访问、出国留学文件材料

5.1.1 签订的协议、备忘录,重要的会谈记录、纪要等永久

5.1.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30

5.2高校教师资格认定、主讲教师资格认定的文件材料及名册永久

5.3青年教师岗前培训材料及名册30

5.4各类骨干教师、专家、人才推荐、考核及管理工作文件材料永久

5.5师资会议材料10

6职改工作文件材料

6.1本校职称评审工作的规定、办法、通知等永久

6.2本校职改领导小组、学科组、评委会组成通知等材料永久

6.3专业技术职务任职资格评审、确认的通知、请示、批复永久

6.4专业技术职务评审申报材料永久

6.5工勤人员技术等级评定文件材料永久

7离退休等工作文件材料

7.1教职工离、退休的请示、批复及名册永久

7.2教职工退职、离职和出国的有关材料永久

7.3教职工退休后重新工作材料永久

7.4教职工离休、退休及有关荣誉证书授予的文件材料永久

7.5教职工死亡、抚恤文件材料永久

7.6教职工福利材料30

7.7使用临时工的有关材料30

7.8退伍军人安置文件材料永久

7.9离退休教工思想政治和管理工作文件材料10

九、保卫处

1上级有关保卫工作的文件

1.1上级针对本校武装、人防、民兵、征兵、军训、消防等工作的通知、批复

永久

1.2其它一般性的文件材料10

2保卫工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校保卫工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 30

2.2本校保卫工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报、调

查材料,保卫处年度工作计划、总结等10

3本校保卫工作制度30

4特邀有关单位人员来校做安全工作报告的材料10

5本校师生员工案件材料30

6保卫、消防工作预案文件材料

6.1应对保卫、消防等突发事件的预案、总结、纪要等永久

6.2应对保卫、消防等突发事件的情况日报、往来文件、记录等材料30

7消防工作一般性文件材料夹10

8教职工出入境材料30

9复员、转业、入伍、退伍军人(学生)、军烈属名册和登记表30

10国防生教育管理文件材料30

十、图书馆

1上级有关图书馆工作的文件

1.1上级针对本校图书馆工作的通知、批复永久

1.2其它一般性的文件材料10

2图书馆工作计划、总结、报告等

2.1本校图书馆工作年度及年度以上的计划、总结和重要工作汇报等30

2.2本校图书馆工作年度以下的计划、总结和一般性的工作汇报、简报,图书馆

年度工作计划、总结等10

3本校图书馆工作制度、规定30

4 图书概况、发展规划、藏品目录、统计年报等永久

5图书馆与对外交流的有关材料10

十一、国资处

1上级有关国资管理工作文件

1.1上级针对本校资产管理的通知、批复永久

1.2其它一般性的文件材料10

2国资管理工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校国资管理工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等

30

2.2本校国资工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,国

资处年度工作计划、总结等10

3本校资产管理工作的制度、规定、办法等30

4本校资产登记、统计、评估、处置、清产核资、交接等文件材料

4.1重要的资产永久

4.2一般的资产10

5土地证、房产证等房产、土地所有权和使用权的文件材料永久

6教职工住房管理文件材料

6.1教职工承租、购置本校住房的合同,协议和有关手续永久

6.2教职工住房分配、出售的规定、方案、细则,教职工住房情况统计、调查表,教职工住房申请30

7与有关人员、单位签订的合同、协议

7.1产权方面合同或协议永久

7.2与有关人员、单位签订的后勤保障服务协议

7.2.1 20年(含)以上有效期限的永久

7.2.2 520年有效期限的30

7.2.3 5年以下有效期限的10

8本校实验室规划、建制和建设管理文件材料30

9仪器设备管理文件材料

9.1本校仪器、设备管理制度、规定、办法30

9.2仪器设备工作年度以上计划、报告、总结10

9.3本校仪器、设备购置计划、报告、经费分配方案等30

9.4仪器、设备申购的请示、批复及论证报告、论证会记录等30

9.5仪器、设备定购的合同(复印件)、来往文书和会议纪要、记录等30

9.6本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告、批复30

9.7本校仪器、设备统计报表30

十二、后勤处

1上级有关后勤管理工作文件

1.1上级针对本校后勤管理的通知、批复永久

1.2其它一般性的文件材料10

2后勤工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校后勤工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 30

2.2本校后勤工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,后

勤处年度工作计划、总结等10

3本校后勤工作的制度、请示与批复、通报、整改通知等30

4本校后勤处召开的会议文件材料30

5本校固定资产投资的审批(核准)、管理、验收(评估)的文件材料永久

6后勤处下属商业网点、招待所等的管理、变更、调配、转移的规定等30

7学生宿舍的管理、调配、便用规定等30

8与有关人员、单位签订的合同、协议

8.1 20年(含)以上有效期的永久

8.2 5-20年有效期的30

8.2 5年以下有效期的10

9本校车辆管理、调度和维修保养文件材料10

10校园绿化文件材料3011用水管理、水价调整等文件材料30

12公共卫生、医疗保健工作计划、总结、规定、通知等文件材料30

十三、基建处

1上级有关基建工作文件

1.1上级针对本校基建工作的通知、批复永久

1.2其它一般性的文件材料10

2基建工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校基建工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 永久

2.2本校基建工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,基

建处年度工作计划、总结等10

3本校基建工作总体规划、制度、规定、办法等永久

4本校基建工作会议纪要永久

5新建、改建基建项目交付使用的请示等30年

6基建维修审核反馈的意见、报告、函等30年

7办理房屋产权手续的报告等材料永久

十四、教务处

1教学工作文件材料

1.1上级有关教学工作文件

1.1.1 上级针对本校教学工作的通知、批复永久

1.1.2 其它一般性的文件材料10

1.2本校教学指导委员会会议纪要永久

1.3教学工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校教学工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 永久

2.2本校教学工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,教

务处年度工作计划、总结等10

1.4教学管理文件材料

1.4 .1 教学改革、培养目标、培养规格、学制等批复、规定、办法永久

1.4 .2 本校教学规划、实施计划、制度、会议记录、调研报告、总结等永久

1.4 .3 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料30

1.5学历教育培训班、进修班文件材料30

1.6毕业证明书文件材料

1.6.1 毕业证明书存根永久

1.6.2 办理毕业证明书的申请、审批材料永久

1.7运动会文件材料30

2学科与实验室文件材料

2.1上级有关学科与实验室工作文件

2.1.1 上级针对本校学科与专业设置、实验室建设的通知、批复永久

2.1.2 其它一般性的文件材料 10

2.2学科与实验室工作计划、总结、报告、报表等

2.2.1 本校学科与专业设置、实验室建设工作年度及年度以上的计划、总结、报

表和重要工作汇报等永久

2.2.2 本校学科与专业设置、实验室建设工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

2.3本校学科与专业设置、实验室建设的论证、评估、申报文件材料永久

2.4本校新专业筹建、申报及建设的文件材料永久

2.5本校重点学科、专业、实验室建设材料永久

2.6本校国家级、省级、校级实验教学示范中心建设、申报材料30

2.7校基础实验室建设项目预算的申请、调整报告等材料30

3招生工作文件材料

3.1上级有关招生工作文件

3.1.1 上级针对本校招生工作的通知、批复永久

3.1.2 其它一般性的文件材料10

3.2本校招生录取工作政策性、制度性文件材料30

3.3本校招生计划、招生简章、招生专业简介等30

3.4新生录取名册及新生名单永久

4学籍管理文件材料

4.1新生入学登记表永久

4.2毕(结)业学生学籍卡、成绩卡永久

4.3学生成绩总册永久

4.4在校学生名册永久

4.5学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学保留或取消学生入学资格

4.5. 1 学籍变更通知永久

4.5 .2 学籍变更申请报告、审批材料永久

4.5.3 学生申请转专业的请示、批复30

4.6学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)永久

4.7学生处分材料

4.7.1 受到警告(不含)以上处分的永久

4.7.2 受到警告处分的30

4.8准予学生毕业、同意结业学生换发毕业证书的通知永久

4.9更正毕业生电子注册信息的通知10

5课堂教学与教学实践文件材料

5.1各专业教学计划、教学大纲30

5.2课程要求及安排,校历表,课表30

5.3各系、科、专业课程试题库30

5.4典型教案、重要备课记录30

5.5教学实习、生产实习计划、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

10

5.6教学改革文件材料(各级各类教改立项、精品课、教学团队、综合班改革等)

30

5.7各级优秀教学评奖文件材料

5.7.1 教学优秀奖评审结果的文件材料永久

5.7.2 教学新秀奖评审结果的文件材料永久

5.7.3 教学名师奖评审结果的文件材料永久

5.7.4 教学成果奖评审结果的文件材料永久

5.8重点学科、专业论证、评估、申报材料永久

5.9人才培养计划、规定、办法等30

6学位管理文件材料

6.1上级有关学位工作文件

6.1.1 上级针对本校学位管理的通知、批复及学位工作法规等永久

6.1.2 其它一般性的文件材料10

6.2本校学位委员会会议记录、决定永久

6.3本校学位评定规定、办法永久

6.4本校学位委员会授予本科学位的审批材料永久

6.5本校学位委员会授予各层次学位清册、统计表永久

6.6本校本科生优秀学士学位论文

6.6.1 优秀学士论文奖汇编永久

6.6.2 优秀学士论文获奖名单30

7教材管理文件材料

7.1自编、主编教材30

7.2各系各专业使用教材目录30

7.3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集30

7.4其他有保存价值的自编参考材料10

7.5优秀教材奖评审结果的文件材料永久

十五、评建办

1学校教学检查、评建和教学评估材料

1.1开展本科教学工作评估的通知30

1.2本科教学工作评估具体安排30

1.3本科教学工作评估总结材料永久

2、教育部本科教学评估材料30

3、其他具有保存价值的材料 10

十六、学工处

1上级有关学生工作文件

1.1上级针对本校学生思想政治工作、助学贷款、毕业生毕业就业工作的通知

批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2学生工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校学生工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 30

2.2本校学生工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,学

工处年度工作计划、总结等10

3本校学生思想政治工作的决定、通知等30

4本校学生管理工作的制度、办法、方案等永久

5学生奖励材料(奖学金、先进个人、先进班级、优秀学生干部、优秀毕业生)

永久

6学生处分的决定(勒令退学、留校察看、解除留校察看等)

6.1 受到警告(不含)以上处分的永 久

6.2 受到警告处分的30

7学生政治工作队伍选拔、管理、评优、表彰文件材料永久

8学生参军入伍、军训工作的通知10

9毕业生管理文件材料

9.1毕业生工作计划、意见、报告、简报、总结10

9.2毕业生供需统计、计划、合同10

9.3毕业生正式分配方案及调配派遣名册30

9.4毕业生报到证花名册、派遣证存根、领取签收册30

9.5毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料10

十七、科研处

1上级有关科研工作文件

1.1上级针对本校科研工作的通知、批复永久

1.2其它一般性的文件材料10

2科研工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校科研工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等 30

2.2本校科研工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,科

研处年度工作计划、总结等10

3本校科研工作规划、调研报告、制度、规定、办法等文件材料30

4成立新的研究机构的请示、批复等永久

5本校科研经费与科技基金管理文件材料

5.1申请科研经费的请示、经费投入报告、下达通知等30

5.2上级下达科技发展基金及资助项目文件材料永久

5.3本校设立科研发展基金的文件材料永久5.4本校下达科技发展基金资助项目的通知等材料永久

6科研项目管理文件材料

6.1科研项目申报、下达的请示、报告、通知等永久

6.2科研项目新立、续项审批材料永久

6.3科研项目成果材料及成果验收、获奖材料永久

6.4科研项目执行情况、科研成果情况报告、汇报等材料30

7科技开发、成果转化文件材料

7.1本校科技开发、成果转化的请示、报告及上级批复 永久

7.2本校科技开发、成果转化管理的制度、规定、办法永久

7.3 横向科技开发情况通报10

8学术交流文件材料

8.1本校承办国际性会议、省部级主管部门学术会议的文件材料永久

8.2本校举办、参加国内外学术会议的文件材料30

8.3教师出席国际学术会议的文件材料30

8.4参加一般性学会、学术活动材料10

9技术合作文件材料

9.1与地方政府、有关部门技术合作的合同、协议及洽谈记录、纪要等

9.1.1 重要的永 久

9.1.2 一般的30

9.2与企业技术合作的合同、协议及洽谈记录、纪要等

9.2.1 重要的永久

9.2.2 一般的30

9.3 科技信息发布、技术需求发布材料10

10知识产权管理文件材料

10.1知识产权申请的请示、批复及相关申报材料永久

10.2知识产权作价入股文件材料永久

10.3知识产权保护文件材料30

十八、国际交流与合作办公室

1上级关于本校外事工作的重要指示、通知、批复永久

2外事工作制度、总结、报表等文件材料

2.1本校外事工作年度及年度以上的计划、总结、报表及重要制度、工作汇报等永久

2.2本校外事工作年度以下的计划、总结、报表及其它一般性文件材料,外事室工作年度计划、总结等10

3表彰外事工作先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料永久

4 出国(境)管理工作文件材料

4.1出国(境)人员请示、立项报告、申请、出国审批手续、上级批复等文件材料30

4.2出国(境)人员注意事项、执行日程、考察报告、访问总结、一般会谈记

录等材料30

4.3出国(境)人员突发事件的请示、上级批复、执行情况及处理意见等文件材料30

4.4签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等永久

5 境外人员管理工作文件材料

5.1聘请外国专家、外国教师的文件材料30

5.2境外学生文件材料

5.2.1 境外学生招收的请示、上级批复等永久

5.2.2 境外学生转学、退学、奖惩、学习情况等材料永久

5.2.3 境外学生学籍管理、证书发放等有关规定及文件材料永久

5.2.4 境外学生来校进修证书、毕业证书、学位证书复印件永久

5.3境外其他重要党政官员、各界人士来校活动的请示、上级批复、总结、考

察报告等文件材料30

5.4境外人员突发事件的请示、上级批复、执行情况及处理意见等文件材料

30

5.5授予境外人员荣誉称号的请示与批复、获奖证书等材料永久

6国际合作与会议文件材料

6.1中外合作校际交流的协议、合同、项目纪要、备忘录等材料永久

6.2国际合作项目的请示、立项报告、上级批复、执行情况、成果等材料 永久

6.3国际会议的请示、立项报告、上级批复、成果等有关材料永久

十九、学报编辑部

1上级有关编辑出版工作文件

1.1上级针对本校编辑出版工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2编辑工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校编辑出版工作年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等

30

2.2本校编辑出版工作年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报,

学报编辑部年度工作计划、总结等 10

3本校编辑出版工作制度、规定、重要会议记录30

4出版物项目文件材料

4.1编辑出版合同、协议书永久

4.2出版请示和批复永久

4.3原稿(含照片、手迹原件)或复印件(退还作者后应有原稿签收单) 永久

4.4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件30

4.5封面设计图样10

4.6出版通知单及书刊、音像出版物样本永久

4.7出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单10

4.8获奖或受查处情况的文件材料30

4.9有参考价值的读者来信、重要评论10

4.10再版修改意见10

二十、计财处

1上级有关计财工作文件

1.1上级针对本校计财工作的通知、批复永久

1.2其它一般性的文件材料10

2计财工作计划、总结、报告、报表等

2.1本校计财工作年度及年度以上的计划、总结和重要工作汇报等30

2.2本校计财工作年度以下的计划、总结和一般性的工作汇报、简报,计财处年度工作计划、总结等10

3本校计财工作制度、规定、办法、实施细则等文件材料永久

4本校计财工作请示、批复、汇报、通知及会议材料等30

5财务预算材料

5.1编制部门预算的通知、计划等10

5.2部门预算、批复等文件材料30

6年度财务决算、财务分析永久

7结算中心形成的文件材料

7.1贷款合同书、报告、借款凭证30

7.2开户申请书、报告10

8统计文件材料

8.1普通高等学校学校科技统计年度报表、统计分析等材料永久

8.2高等教育基层统计报表、统计分析等材料永久

8.3年度、学期以下统计报表、统计分析等材料10

二十一、各院、系、部

1院、系、部工作计划、总结、报告、报表等

1.1年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报、制度等30

1.2年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

2院、系、部人事工作文件材料

2.1人事任免职的通知永久

2.2成立、调整领导小组组成人员名单30

2.3表彰先进集体、先进个人的决定30

3院、系、部年度财务工作报告30

4院、系教学管理文件材料

4.1岗位聘任、教学管理方面通知、决定30

4.2课堂教学材料、课程进度表10

4.3教师任课安排、教案30

4.4本专业教学学检查、调查材料及总结10

4.5教师工作量核算、登记材料10

5院、系学生管理文件材料

5.1迎新工作、毕业生工作安排通知10

5.2本科生毕业论文及评审意见30

5.3优秀实习报告10

5.4学生学籍、成绩卡永久

6院、系、部校庆、校友工作的文件材料10

7其他具有保存价值的文件材料10

二十二、继续教育学院

1上级有关成人教育工作文件

1.1上级针对本校成人教育工作的通知、批复等永久

1.2其它一般性的文件材料10

2继续教育学院工作计划、总结、报告、报表等

2.1年度及年度以上的计划、总结、报表和重要工作汇报等30

2.2年度以下的计划、总结、报表和一般性的工作汇报、简报等10

3成人教育教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法等永久

4成人教育工作会议记录、纪要30

5申报开考新专业、开办新教学点的请示、报告、批复永久

6招生计划、规定、专业简介、招生简章及新生名册等30

7学生学籍变更材料(休学、转专业、转学、退学)

7.1成人教育学生学籍变更的通知30

7.2学籍变更的申请报告、审批材料30

8学生奖励、处分材料30

9成人教育学生颁发毕业证书的报告30

10自考学生毕业生材料署印的请示30

11更改毕业生电子注册信息的报告10

12成人教育毕业生名册永久

二十三、声像材料

1 本校召开会议形成的照片、录音、录像材料

1.1党代会、教代会、学代会、表彰会、董事会等重要会议永久

1.2 一般性会议30

2 领导视察、检查工作形成的照片、录音、录像材料

2.1 省厅级、市级(含)以上领导视察、检查本校工作形成的永久

2.2 省厅级、市级以下领导视察、检查本校工作形成的30

2.3 本校主要领导检查下级单位形成的永久

3 国内外人士来访形成的照片、录音、录像材料

3.1 外宾来本校参观、访问、考察、洽谈等活动形成的30

3.2 国内外著名专家、学者、知名人士、模范人物等来本校讲学、报告等活动形成的永久

4 本校各项活动形成的照片、录音、录像材料

4.1本校举办校庆、校友会、教师节等重要集会、重大纪念、庆祝活动及学术活动等形成的永久

4.2 本校组织的文体活动、教学竞赛、培训、展览等活动形成的30

5 本校发生重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像材料永久

6 反映本校情况的照片、录音、录像材料

6.1本校历届主要领导人及受省级以上表彰的模范、标兵照片永久

6.2 本校名称牌匾照片永久

6.3 本校获市级(含)以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等奖励的照片

永久

6.4 本校驻地变化和基建工程的基地原貌、奠基仪式、竣工落成典礼、交付使用等的照片、录音、录像材料永久

7 本校历届毕业生合影永久

8反映本校教学、党政管理活动其他具有特殊意义和保存价值的照片、录音、录像材料

30

 

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