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关于印发《龙岩学院档案管理办法》的通知

2011年05月31日 00:00  点击:[]

岩学院综〔201116

关于印发《龙岩学院档案管理办法》的通知

各单位:

现将《龙岩学院档案管理办法》印发给你们,请认真组织学习,并遵照执行。

二○ 一一年五月六日

主题词:文秘工作档案管理办法印发通知

抄送:校领导,校长助理,存档。

龙岩学院党政办公室 2011 年5 月6 印发

龙岩学院档案管理办法

第一章总则

第一条为规范我校档案工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在学校管理、教学、科研等工作及其社会服务中的作用,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,国家教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规制度,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。

第三条学校各单位、各部门在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案应按规定移交学校综合档案室集中统一管理。以确保档案完整、准确、系统和安全,便于档案信息资源的开发利用,实现共享。

第四条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业,是学校整体工作不可缺少的重要环节,是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校加强对档案工作的领导和管理,把档案工作纳入学校发展规划和工作计划。学校各部门在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划,纳入考核管理机制,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定,确保档案实体安全,严守档案秘密,大力开发档案信息资源,满足学校和社会的需要。

第二章档案管理体制和任务

第六条学校档案工作由校长领导,一名副校长协助校长分管档案工作。

第七条学校根据发展需要,适时成立档案馆。根据工作需要,在校内二级单位成立档案分室,分室是综合档案室的分支机构,保管范围为利用频繁且具有相对独立性的档案。

第八条校内各二级单位指定一名负责人分管本单位的档案工作,并设专(兼)职档案员,负责档案的收集、整理、归档、立卷和管理工作。

第九条综合档案室是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的专门机构。综合档案室的管理职责:

一、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定,规划全校档案工作。

二、制订和组织实施本校档案工作的规章制度,并负责监督和检查执行情况。

三、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利用全校的各类档案及有关资料。

四、参与基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。

五、编辑档案参考资料,编制档案检索工具,积极开发档案信息资源,做好档案现代化管理工作。

六、检查和指导各分室和档案工作人员的档案业务工作,负责组织全校档案工作人员的业务培训。

七、利用档案开展多种形式的宣传教育活动,提高全校教职工的档案意识。

八、参加档案学术研究交流、开展校史资料管理及校史、校志编研出版工作。

第三章档案工作人员

第十条综合档案室设主任一名,根据需要可以设副主任一至二名。综合档案室主任须具有高级以上专业技术职称。

第十一条 综合档案室配备专职档案工作人员,列入学校事业编制,编制人数根据学校发展规模和室藏档案数量及工作任务确定。

第十二条档案工作人员应当遵守保密制度,遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条学校档案专职工作人员(包括综合档案室和各分室的专职档案人员)属档案专业技术人员,按照《高等学校档案管理办法》以及国家、省、市和学校有关档案专业人员职务评聘文件规定,实行档案专业技术职务聘任制,也可实行高等学校职员职级聘任制。为保持档案干部队伍的相对稳定,促进学校档案事业更好发展需要,学校建立高(含副高、正高)、中、初级结构合理的档案专业技术职务岗位,档案人员在职称、职级和工资福利上享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条档案人员工作调动时,必须办理档案移交手续方可调离。

第四章 档案材料的归档、移交和接收工作

第十五条归档范围:

凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料,包括电子文件数据材料,都必须按照规定向校综合档案室移交归档,集中管理,任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,校综合档案室在征得个人同意时,可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向综合档案室捐赠有保存意义的档案,学校予以奖励。

学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

第十六条我校综合档案和声像档案实行文件形成部门、课题组立卷制度。即由单位专兼职档案员根据综合档案室制定的文件材料的归档范围收集齐全,并按本单位纸质材料和电子文件材料的自然形成规律系统整理组卷,编排页号或件号,制作卷内目录及备考表交本单位领导审查后,向校综合档案室移交。移交手续应完备,以示负责。校综合档案室工作人员应积极做好档案立卷业务指导工作。

第十七条学校对教学、科研成果、产品规划与试制,基建工程、房地产项目、仪器设备开箱等鉴定、验收时必须通知综合档案室工作人员或本单位专、兼职档案员参加,有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果,不予报销购置经费。

第十八条各单位在工作中产生形成的具有保存价值的各类电子文件数据、电子档案,应认真整理确保电子文件信息数据的安全、齐全,及时向综合档案室移交归档,建立档案数据库。学校和有关部门对数字化综合档案室建设要给予积极支持。

第十九条各类文件材料,包括各类电子文件数据、电子档案的归档范围和保管期限,按国家档案局第8号令、教育部(200827号令《高等学校档案管理法》和《龙岩学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等各类档案管理规定执行。

第二十条归档要求:

一、归档的文件材料应齐全完整,如报告与批复,主件与附件,正稿与底稿等应齐备。文件内容应真实准确可靠,手续完备,需经有关业务部门审查盖章或有关人员签字的,盖章签字后方能归档,并做好鉴别真伪档案的工作,对伪造涂改档案内容的,一经发现予以清除,并对当事人严肃查处。

二、归档文件材料纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备,书写的材料一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。

三、归档时间

文书档案: 630日前移交上年度档案。

教学类档案: 930日前移交上学年度档案。

科研项目档案: 项目评审验收后3个月内。

基建房地产工程档案:工程竣工验收后6个月内。

设备档案:设备仪器开箱验收投入使用后2个月内。

会计档案:形成档案的第三年的630日前(财务部门保管一年后移交)

其他各类档案:630日前移交上年度档案。

重大活动、重要会议档案 :举行完毕后2个月内。

四、归档份数

1、学校印发的正式文件一式二份,并附上底稿、领导签发稿单、电子档案材料一份。

2、其他各类档案原件一式一份(重要的一式二份)、电子档案材料一份。

五、归档手续

移交档案时,移交人必须认真填写移交清册一式二份,接收档案员必须认真验收,并履行相应的手续,由交接单位双方签名盖章。

第五章档案的保管、利用与公布

第二十一条学校综合档案室按照《龙岩学院档案实体分类方法》做好各类档案的分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度,确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。

第二十二条综合档案室要建立和健全库房管理制度,落实防火、防盗、防虫、防霉和温度湿度控制等安全措施,确保档案的安全。学校有关部门应在财力、物力和人力方面给予支持。

第二十三条综合档案室要建立档案统计、检查制度,定期对档案的接收、整理、保管利用和室内各种数据情况进行检查统计,并按规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计报表。各单位档案分室每年930日前向校综合档案室报送本单位保管的上年度档案材料案卷目录和全引目录。

第二十四条综合档案室要做好档案鉴定工作,建立健全档案鉴定制度,编制和划分档案保管期限。对已满保管期限、已失去保存价值的档案,按档案鉴定销毁制度和有关程序进行鉴定并登记造册报校长批准后予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十五条综合档案室应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十六条学校按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十八条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经综合档案室主任批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,报学校保密工作部门批准。

第二十九条 综合档案室提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经综合档案室主任批准。

加盖综合档案室印章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十条 学校综合档案室内设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三十一条综合档案室应积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。

第三十二条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构,为社会利用档案创造便利条件,对用于公益目的的不收取费用,对用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。

第六章 条件保障

第三十三条学校档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,统筹解决。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备,在各单位办公经费中给予支持。

第三十四条根据学校的发展规模、馆藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要,合理安排符合国家规范的档案库房建设,配备必要的设备设施。

第三十五条档案信息是学校教育管理信息的重要组成部分,综合档案室是学校校园计算机网络建设的重要部门。档案计算机管理系统应纳入学校管理信息系统和办公自动化、现代化建设,并加强数字化档案管理。

第七章考核、奖励与处罚

第三十六条学校建立档案工作检查、考核和评估制度,校内各单位明确分管领导和专(兼)职档案人员的岗位职责。

第三十七条对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向综合档案室捐赠重要或珍贵档案者,经党政办报请学校予以奖励。

第三十八条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定予以处罚。

第八章附 则

第三十九条本办法自颁发之日起执行,由党政办负责解释。原岩师专综[1998] 070号文(龙岩师专档案管理暂行规定)同时废止。

 

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